Enjeux et objectifs de l’externalisation de son accueil téléphonique

Afin de véhiculer une image positive, une entreprise doit soigner non seulement son accueil physique, mais aussi son accueil téléphonique. En effet, la relation client est un véritable moteur de croissance. Lors du premier contact téléphonique, le client potentiel pourra obtenir une première impression de l’organisation interne de l’entreprise contactée. Il est toutefois possible de déléguer la gestion de son accueil téléphonique à un prestataire externe. Que peut apporter concrètement l’externalisation ? Comment bien choisir le sous-traitant ?

Accueil téléphonique : les avantages de la sous-traitance

La gestion des appels entrants est une activité chronophage : programmation des rendez-vous, transfert d’appels, traitement des requêtes, etc. Grâce aux prestataires externes, il est possible d’économiser un temps précieux, et ainsi de se concentrer sur son cœur de métier. Qu’il soit basé en France ou à l’étranger, le sous-traitant s’adapte aux horaires de l’entreprise donneuse d’ordre. C’est notamment le cas pour les sociétés spécialisées dans l’accueil telephonique MADAGASCAR. De plus, la permanence téléphonique peut être assurée même durant les heures de fermeture de votre entreprise. En 2015, l’IFOP, l’Institut français de l’opinion publique, a réalisé une étude dévoilant que 65 % des Français ont du mal à joindre un service client après plusieurs essais. En optant pour le savoir-faire d’un standard téléphonique externalisé, vous avez l’assurance que les requêtes de vos clients seront toujours traitées. Par ailleurs, de nombreuses entreprises sous-traitantes sont capables de répondre aux appels en provenance de l’étranger. En effet, les téléopérateurs employés sont généralement multilingues. Le prestataire externe peut également fournir un rapport détaillé des activités journalières réalisées par chaque téléopérateur. Ainsi, il est possible de mesurer l’efficacité du standard téléphonique externe.

L’art de sélectionner un prestataire spécialisé dans l’accueil téléphonique

Il est vivement recommandé de partir à la rencontre de chaque prestataire avant de signer un contrat. En procédant ainsi, vous pouvez évaluer la qualité acoustique des locaux. Il est important également de vérifier la qualité du matériel utilisé par les téléopérateurs. En effet, il est préférable que l’entreprise sous-traitante fournisse des claviers dotés de touches silencieuses ou encore des casques anti-bruit. La vérification des références est une étape à ne pas négliger. Le prestataire doit être en mesure de donner le nom de ses clients. Vous serez amené ensuite à les contacter dans l’optique d’obtenir un retour d’expérience. De nombreuses sociétés préfèrent confier la gestion de leurs appels entrants à une entreprise basée sur le territoire français. Toutefois, en ayant recours à certaines entreprises offshores, il est possible de réaliser une économie d’environ 30 % sur une facture de 1000 euros. Assurez-vous que des formations en interne sont mises en place par le prestataire choisi. Ces formations portent notamment sur la présentation de l’organigramme de votre société ainsi que les dossiers en cours. Ainsi, les téléopérateurs pourront traiter efficacement les requêtes de chaque client de votre entreprise.

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